Pregled Teams novosti v letu 2020

17. 12. 2020 Računalniški tečaji, B2, Office 365

Leto 2020 je dalo močan pospešek in motivacijo, da Teams postane čimbolj prilagojeno delovno okolje za svoje uporabnike in hkrati napredno kar se da, pri čemer hitrost lansiranja novosti ni bila ovira. Zato si poglejmo, kaj vse je prineslo to leto. Pregled vam lahko služi kot opomnik ali ideja, kako še izboljšati svojo virtualno pisarno, če vam je katera izmed novosti ušla ali ste nanjo pozabili.

Pri pridruževanju Teams sestankom smo lahko v preteklem tednu opazili nekoliko spremenjeno vstopno točko v samo srečanje. Na levi strani upravljamo z nastavitvami kamere in virtualnega ozadja, na desni pa nam je na voljo nekoliko več nastavitev vezane na zvok sestanka in uporabo mikrofona.

Gre zgolj za eno izmed množice novosti, ki jih je aplikacija doživela v letošnjem letu. Z visokim porastom novih uporabnikov, smo bili ti namreč iz meseca v mesec deležni boljše uporabniške izkušnje in novih funkcionalnosti, ki so dvignili nivo virtualnega sestankovanja.

Poglejmo si seznam nekaterih bolj opaznih novosti.

• Nova izkušnja povezovanja z Outlookom: omogočen premik pogovorov iz Teamsov v Outlook in obratno
• odstranjevanje zvoka iz ozadja med Teams sestanki,
• oznake (angl. Tags) za skupine: za lažje in hitrejše nagovarjanje skupin kot so npr. tržniki, vodje ali IT uslužbenci,
• prijaznejša izkušnja z datotekami: možnost različnih pogledov na datoteke,
• preko Raziskovalca do datotek na Teamsih: možnost sinhronizacije datotek na Teamsih z mapo v računalniku,
• priljubljene aplikacije znotraj Teamsov: najljubše aplikacije lahko pripnete v aplikacijsko vrstico za hiter dostop,
• končaj sestanek za vse: z aprilom je prišla opcija končanje sestanka za vse tudi, če ga vsi ne zapustimo,
• deljenje ekrana med sestankom tudi preko mobilne aplikacije na telefonu,
• pogovori v »pop-out« oknih: odpiranje klepetov v ločenih oknih je poskrbelo k povečanju produktivnosti, saj lahko na ta način med klicem lažje nadaljujemo s preostalo komunikacijo,
• predloge ustvarjanja ekip: pri ustvarjanju nove ekipe lahko izberemo možnosti ustvarjanja iz predloge. Glede na izbrano predlogo se ustvarijo kanali in aplikacije, ki ustrezajo potrebam izbrane tematike,
• dvignite roko: z dvigom roke v sestanku trenutnemu govorniku sporočimo, da imamo vprašanje ali komentar na predstavljeno vsebino.
  Možnost najdemo med naborom orodij, ki so nam na voljo znotraj sestanka. Po tem, ko se v sestanek vključimo in podamo svoje mnenje, pa je ne smemo pozabiti spustiti s klikom na »Spusti roko«,
• prikaz več udeležencev sestanka hkrati: v začetku leta nam je Teams omogočal zgolj prikaz štirih udeležencev hkrati, kar pomeni, da v primerih sestankov z več udeleženci nismo imeli možnosti pogleda nad vsemi. Z možnostjo Galerije in Velike galerije lahko naenkrat prikazujem več kot 10 videoposnetkov udeležencev hkrati,
• izbira virtualnega ozadja in možnost dodajanja lastnih ozadij,
• enostaven prenos seznama udeležencev sestanka ali predstavitve,
• večji nadzor nad sestanki: določimo lahko, kdo izmed klicateljev lahko zaobide čakalnico in se sestanku priključi brez posebne odobritve predstavitelja,
• analitika ekip in kanalov: s spremljanjem analitike posamezne ekipe in kanala lahko sledimo trendu aktivnosti, ki se znotraj njih odvijajo in tako hitro ugotovimo, katere ekipe in kanali so v svoji uporabi zaživeli, in kateri so morda nepotrebni,
• objavi v več kanalih: v kolikor moramo isto obvestilo napisati v večih kanalih uporabimo to možnost,
• funkcionalnosti Fokus, Skupaj in lažji dostop do Meeting notes: za večjo učinkovitost in fokus poskrbi Fokus možnost, saj Teamsi izpostavijo deljeno vsebino. Funkcija Skupaj daje udeležencem sestanka občutek domačnosti, saj so vsi prikazani skupaj bodisi za mizo ali kot v učilnici. Do Meeting notes dostopamo sedaj hitreje,
• hitrejše iskanje znotraj posameznega klepeta ali ekipe: ko stojimo v določeni ekipi ali klepetu imamo možnost vsebinskega iskanja,
• Power BI aplikacija za Teamse,
• nova aplikacija Tasks: združuje funkcionalnosti posameznikovih opravil iz To-Do-ja in opravil ekipe iz Plannerja,
• aplikacija Lists: za lažje in učinkovito spremljanje informacij, organizacijo dela ter upravljanja delovnih tokov,
• predloge ekip,
• nove bližnjice na tipkovnici: za izboljšano dostopnost v aplikaciji Teams obstajata dve novi bližnjici. Če želite začeti nov pogovor, vnesite ALT + SHIFT + c v računalniku s sistemom Windows in opt + SHIFT + c v računalniku Mac. Če želite odgovoriti na nit, vnesite ALT + SHIFT + r v računalniku s sistemom Windows in opt + SHIFT + r v računalniku Mac,
• možnost nastavitve trajanja stanja v Teamsih: znotraj Teamsov lahko nastavite koliko časa naj bo vaše stanje (npr. Ne motite) prikazano,
• prenos srečanj med napravami: sedaj lahko nemoteno preklapljate med napravami, ko ste v srečanju skupine.

Preverite lahko tudi, zakaj je bil za marketinške namene do sedaj boljši Zoom, kot kaže pa so v zadnjih dveh mesecih pri Teamsih konkretno zmanjšali zaostanek na račun t.i. Breakout rooms, kaj kmalu pa tudi s poročili in načinom zbiranjem prijav, ne bo več v zaostanku.

Katere pa so po našem mnenju TOP lansirane novosti v letu 2020? Preverite v nadaljevanju.

• Večji nadzor nad sestanki
  
  Organizator (sklicatelj) sestanka ima na voljo možnost »Upravljanje dovoljenj« pri seznamu udeležencev sestanka. Tukaj lahko določimo, kdo izmed povabljenih lahko zaobide čakalnico (in bo torej sprejet v sestanek brez ročnega odobravanja prisotnih). Vklapljamo in izklapljamo lahko obvestila o tem, kdo se je sestanku pridružil ali ga zapustil, prav tako pa lahko nadzorujemo kdo ima možnost predstavljanja vsebine. To možnost lahko omejimo na nas same, na določene osebe ali na ljudi znotraj naše organizacije. Znotraj teh možnosti lahko kot organizatorji udeležencem onemogočimo vklop mikrofona.
  
  

  Poleg nastavitev vezanih na samo priključevanje sestanku je organizatorju na voljo tudi prenos seznama udeležencev, ki se izvozi v obliki .csv datoteke in nudi vpogled v dejavnosti posameznega uporabnika.

  Z omenjenimi nastavitvami, ki jih prilagajamo za posamezen sestanek posebej, smo dosegli večji nadzor nad priključevanjem udeležencev v srečanje in nad možnostmi, ki jih imajo le-ti znotraj sestanka.
  
  
• Odpiranje sestankov v ločenih oknih
  

  Nova izkušnja srečanja nam omogoča odpiranje novih srečanj in klicev v ločenih oknih. S tem lahko torej hkrati spremljamo sestanek v enem in nemoteno uporabljamo Teams okolje v drugem oknu.

  
  
  
• Sobe za ločene sestanke
  

  Del nove izkušnje srečanja so tudi nedavno dodana novost – sobe za ločene sestanke.  Te omogočajo organizatorjem, da udeležence sestanka razdelijo v manjše pod-skupine, za namene lažje razprave in brainstorming-a. Organizator izbere število za srečanje potrebnih sob (ustvarimo lahko do 50 ločenih sob) in določi, ali naj se udeleženci avtomatično ali ročno dodajo v posamezno sobo. Udeleženci se lahko iz ločenih sob kadarkoli vrnejo v sobo, kjer poteka glavni sestanek in na primer postavijo vprašanje organizatorju.

  Organizator lahko pošlje obvestilo v vse sobe in tako povabi udeležence, da se priključijo nazaj izhodiščnemu sestanku. Organizatorji lahko upravljajo s sobami tako, da jih po potrebi tekom sestanka ustvarjajo, preimenujejo in brišejo. Udeležencem pa so znotraj sob na voljo enake funkcionalnosti, kot jih sicer uporabljamo v sestankih (deljenje vsebine zaslona, ti. način skupaj, uporaba Microsoft Whiteboard … ). Vse datoteke, ki nastanejo znotraj ločenih sob, so lahko deljene tudi v glavnem sestanku in so na voljo po njegovi zaključitvi v klepetu sestanka.

• Vse boljša povezljivost Teamsov z drugimi aplikacijami
  
  Microsoft vse bolj dela tudi na možnosti integracije več aplikacij v Teamse, tako da vse bolj resnično živimo rek, da je vse na enem mestu. Aplikacije, ki omogočajo, da so vaši sestanki bolj produktivni in pripomorejo k večji meri sodelovanja so npr. Asana, HireVue, Monday.com, Slido pa tudi Microsoftov Forms, itd. Seveda pa ne gre zanemariti možnosti priprave in integracije lastne aplikacije po meri, ki nam jih omogoča orodje Power Apps in naše sodelovanje izboljšuje z avtomatiziranimi delovnimi procesi.
  
  

• Power Automate app za Teamse
  
  Lahkotno ustvarjanje in vrsta v naprej pripravljenih predlog za pripravo avtomatizacije delovnih procesov.

Kaj pa lahko pričakujemo v začetku 2021?

• Webinar registracija in poročil

  Za bolj strukturirane oblike srečanj kot so webinarji za stranke bo omogočeno: registriranje za dogodek z avtomatiziranimi emaili z namenom lažje izmenjave za prisotnost. Po preteklem dogodku prejmete poglobljeno dashboard poročilo o prisotnosti in sodelovanju.
  
  

   

• Prilagajanje ozadja
  
  Vaše ozadje se bo avtomatizirano lahko spremenilo, ko boste prezentirali, saj bo prezentacija postala vaše ozadje.
  
  
  
  
• Nova izkušnja klicanja
  
  Poenostavljen pogled kontaktov, voicemaile in zgodovina klicov hkrati za lažji pričetek klica ali vračanje klica z enim klikom.
  
  
  
  
• Wellbeing in produktivnost informacije v Teamsih
  
  Na podlagi MyAnalytics in Workplace Analytics prihajajo novosti za boljše počutje posameznikov kot managerjem. Novost nam po ponudila vpogled v lastne navade in ponudila predloge za boljše počutje in produktivnost.
  
  
  

 

Se že zelo veselimo vseh novosti in razvoja Teams okolja, ki jim bomo priča v letu 2021. Da ne boste česa zamudili, vas vabimo, da sledite vsem novostim s prijavo na M365 e-novice.