Word | Oblikovanje spojnih polj pri spajanju dokumentov

15. 03. 2018 Računalniški tečaji

Večkrat se ljudje obračajo na nas, ko se soočijo z izzivom, da se jim pri spajanju dokumentov v Wordu oblike spojenih podatkov iz Excela ne prenesejo ustrezno v spojene dokumente. Oglejte si rešitev in jo uporabite ob prvi priložnosti.

Vir podatkov za spajanje se nahaja v Excelovem seznamu.

^{*Osebni podatki v tabeli so izmišljeni.}

Ko omenjene podatke spojimo v dokument, opazimo nevšečnost pri obliki spojnih polj, in sicer pri numeričnih podatkih in datumskih oblikah. Spodnja slika prikazuje izsek dokumenta s spojnimi polji.

Opazimo lahko, da je datumsko polje in polje s točkami neustrezno oblikovano. Pri datumih smo namreč želeli imeti enako obliko kot v našem seznamu, številke pri točkah pa želimo oblikovati na dve decimalni mesti.

Rešitev

Na spojnem polju, ki ga spreminjamo, izvedemo desni klik in izberemo možnost Kode polj-preklop.

Pojavi se koda izbranega polja za spajanje.

Če želimo urediti obliko spojnega polja, moramo dopisati kodo za oblikovanje.

Oblikovanje datumov

Znaka \@ pomenita začetek oblikovanja datumov. Temu dodamo kodo za ustrezen datumski zapis.

Možnosti kode:

• d - je dan v datumu izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2018)
• dd - je dan v datumu izpisan z dvema ciframa (npr. 05.1.2018)
• ddd - je dan v datumu izpisan s kratico dneva (npr. pon)
• dddd - je dan izpisan z besedo (npr. ponedeljek)
• M - je mesec izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2018)
• MM - je mesec izpisan z dvema ciframa (npr. 5.01.2018)
• MMM - je mesec izpisan s kratico (npr. jan)
• MMMM - je mesec izpisan z imenom (npr. januar)
• yy - je leto izpisano na zadnji dve cifri (npr. 18)
• yyyy - je leto izpisano s celo cifro (npr. 2018)

Numerično oblikovanje

Enak postopek uporabimo tudi za številčno oblikovanje, kjer je težava v tem, da Word prikaže odvečne decimalke oziroma številko "pokvari".

Za začetek oblikovanja spojnih polj s številčnimi oblikami uporabimo znaka \# in dodamo ustrezno oblikovanje.

Pri oblikovanju številk pomeni:

• znak lojtra (#) prikaz cifre, če obstaja,
• številka nič (0) pa prikaz cifre tudi v primeru, če je določeno mesto prazno.

Primer rešitve

Ko z oblikovanjem zaključimo, izvedemo desni klik na polju in izberemo možnost Posodobi polje. Na polju se pojavi oblikovanje, kot smo ga nastavili.

To je eden izmed dvajsetih trikov, ki jih obravnavamo na tečajih Word-a.

P.S.: ker je slovnično pravilen zapis datumov s presledki, navajamo še to razlago. Za to možnost zapišemo kodo v navednicah.

Primer: { MERGEFIELD Datum_opravljanja_izpita \@ "dd. MM. yyyy"}