Optimizacija datotek s SharePoint za zadovoljstvo kolektiva
Optimizacija datotek s SharePoint za zadovoljstvo kolektiva
Živimo v svetu, kjer je podatkov vedno več. Ob rasti podatkov, se spoprijemamo tudi s težavo organizacije in urejenosti map in datotek. Iskanje ustreznih dokumentov lahko končnemu uporabniku v povprečju vzame kar 30% delovnega časa dnevno, kar privede do neoptimalnega poslovanja podjetij. Teh izgub se uporabniki po večini niti ne zavedajo, zato je naloga nas, ki urejamo datotečne sisteme, da le-te dobro uredimo.
SharePoint nam lahko koristi kot dober datotečni sistem le, če ga dobro postavimo. To pomeni, da uredimo ustrezna navodila za uporabnike in pravila glede shranjevanja datotek ter ustvarjanja nivojev. V primeru, da je nivojev preveč (to pomeni, da jih je več kot 4), je čas za optimizacijo. Optimizacija nivojev podmap je pomembna, ker je lahko sicer nepotrebnega klikanja preveč, poleg tega pa se je potrebno zavedati, da obstaja omejitev dolžine niza poti do datotek (400 znakov) . V tem primeru, raje poskusite združevati dokumente na drugačen način.
Če želimo, da nam SharePoint datotečni sistem na dolgi rok dobro pokriva naše potrebe, potrebuje nenehno vzdrževanje. Sem spada vzpostavitev protokola brisanja podvojenih datotek, brisanja praznih map in shranjevanja na prava mesta. Zagotoviti je potrebno seveda tudi varnostno kopiranje in arhiv datotek.
Lotimo se torej vprašanja: Kako optimizirati nivoje in število map oz. datotek v mapah?
V začetku za pregled nad optimizacijo, uporabimo stolpce, ki ponujajo metapodatke. Na SharePoint-u so ti stolpci privzeto skriti. Med temi stolpci lahko izberete tudi dva stolpca, ki povesta koliko je posameznih map in datotek znotraj mape. To sta »Število podrejenih elementov« (angl. Item Child Count) in »Število podrejenih map« (angl. Folder Child Count). Kako vklopimo stolpce z metapodatki? V datotečni knjižnici kliknemo na Dodaj stolpec in Pokaži / skrij stolpce.
Vir: Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
Obkljukamo želene stolpce in število podrejenih map in elementov.
Vir: Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
S tem pridobimo informacije o tem, koliko podmap in datotek je v posameznih mapah za lažjo optimizacijo. Tu se velja držati pravila, da mape z največjimi številkami podmap in datotek, potrebujejo največ naše pozornosti. Po drugi strani pa lahki izbrišemo vse neuporabljene (prazne) mape.
Vir: Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
Da si še bolj pomagamo pri štetju vsebine map, lahko dodamo preprost skupni seštevek vseh map in datotek v mapi, ki je potem viden čisto spodaj.
Vir: Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
Tako lahko gremo skozi različne nivoje map in vidimo podrobneje kaj se v njih dogaja.
Vir: Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
Če ima vaša datotečna struktura 6 nivojev ali več, vam priporočamo, da to rešite z ustvarjanjem datotečnih knjižnic znotraj SharePoint spletnega mesta.
Urejena datotečna struktura je lahko pr(a)vi korak k temu, da zmanjšate čas zaposlenega za priklic podatkov. Manj časa z iskanjem informacij v vaši datotečni strukturi lahko izjemno pozitivno prispeva k produktivnosti, še pomembnejše, pa k zadovoljstvu zaposlenih na delovnem mestu, ker ne izgubljajo več toliko časa z iskanjem ali klikanjem po datotečni strukturi.
Veseli smo, če vam je nasvet pomagal, v kolikor bi želeli pomoč pri pripravi datotečne strukture v SharePointu ali vzpostavitvi intraneta s pomočjo SharePoint online, nam pišite na jaka.maticic@b2.eu in z veseljem vam bomo pomagali.
Viri:
Forbes.com - Reality Check: Still Spending More Time Gathering Instead Of Analyzing
Veronique Palmer - Productivity Tip When Using Folders in SharePoint
