Kaj uporabiti za sodelovanje na daljavo? MS Teams, Zoom ali Cisco Webex? | Office 365 članek
Kaj uporabiti za sodelovanje na daljavo? MS Teams, Zoom ali Cisco Webex? | Office 365 članek
Obdobje oddaljenega dostopa in dela na daljavo, s katerim se trenutno srečujemo, prinaša kar nekaj izzivov na področju medsebojnega sodelovanja.
Že nekaj let se kaže trend po vse večjem sodelovanju in timskem delu, s čimer se poveča izmenjava informacij ter delo na skupnih dokumentih. Trend dela na daljavo ni nekaj novega, zato je na voljo kar precej tehnoloških rešitev, ki nam sodelovanje na daljavo lahko precej olajšajo. Trenutne razmere so nas pa prisilile, da smo praktično čez noč morali spremeniti način dela ter poiskati najboljšo možno rešitev za naše potrebe.
Odločili smo se, da bomo primerjali trenutno najbolj pogosto uporabljena orodja za sodelovanje na daljavo, ter prikazali njihove prednosti in koristi.
Microsoft Teams
Microsoft Teams predstavlja stičišče skupinskega sodelovanja v sklopu Office 365. Med seboj povezuje zaposlene, vsebino in orodja, s katerimi dosegamo večjo produktivnost. Tako lahko iz enega mesta dostopamo do vsega kar potrebujemo za svoje delo, saj so vse storitve znotraj Office 365 povezane med seboj, da tvorijo celoto. Prav tako pa lahko v MS Teams povežete tudi nekatera orodja in storitve, ki niso del Microsoftovih rešitev.
Okolje nam omogoča, da si prilagodimo delovno okolje po lastnih željah in potrebah. Ideja je, da si s pametno postavljeno strukturo ekip in kanalov naredimo okolje za skupinsko delo, ki združuje ljudi, ki sledijo istemu cilju (oddelki, projekti..). Tako lahko znotraj ekipe aktivno komuniciramo, izmenjujemo mnenja, delimo datoteke, sočasno delamo na skupnih dokumentih in dodajamo vsebino, ki je relevantna samo za člane te ekipe. Predvsem je pa pomembno, da to počnemo varno.
Komunikacija v Teamsih poteka na več načinov. Preko klepeta 1:1 ali preko klepeta v skupinah, pogovora v ekipi, preko sestankov in dogodkov v živo. Za sklicevanje sestankov se poslužimo možnosti Teams sestankov, kamor lahko povabimo člane naše organizacije in prav tako osebe, ki niso del našega podjetja - naše zunanje partnerje, izvajalce, stranke... Če pa želimo izvesti dogodek v živo, ki je namenjen širšemu krogu poslušalcev, tako znotraj kot tudi zunaj naše organizacije, (interna izobraževanja in webinarji) pa uporabimo možnost Teams Live.
Oboji, tako Teams sestanki kot Teams live, pa imajo tudi nekaj pomanjkljivosti. Veliko bolje se obnesejo pri interni uporabi, saj se pri sodelovanju z zunanjimi uporabniki seveda hitro srečamo z izzivom. Najbolj elegantno poteka zunanja komunikacija preko sestankov ali pa če osebo, ki ni član našega podjetja, dodamo v ekipo kot gosta, kar pa ni vedno idealna možnost z varnostnega vidika (omogočena je dostopnosti do nekaterih dokumentov in vsebine podjetja). Pri tem moramo tudi paziti, saj imamo število gostov omejeno (to je odvisno od Office 365 licence, ki jo imamo). Obstaja sicer možnost komunikacije z zunanjimi vendar l,e če imata obe strani vklopljene možnosti zunanjega dostopa in uporabljajo Teamse ali Skype za podjetja.
Pri izvedbi dogodka v živo, pa se pokaže izziv pri sami izvedbi, ki je bolj kompleksna in pri spremljanju analitike po izvedbi samega dogodka. Pridobljeni podatki so relativno skopi in si iz marketinškega vidika z njimi ne moremo kaj dosti pomagati.
Se pravi, Microsoft Teams so odlično orodje za medsebojno sodelovanje znotraj organizacije, kjer lahko iz enega mesta dostopamo do vseh potrebnih aplikacij in storitev. Za sodelovanje z zunanjimi partnerji pa se morda obnesejo druga orodja, ki so bolj uporabnikom prijazna.
Zoom
Zoom je oblačna platforma, ki je namenjena video in avdio konferencam, medsebojni komunikaciji, klepetu in se dobro obnese pri izvedbi masovnih dogodkov, kot so webinarji in prenos znanja preko e-učilnic. V primerjavi s Teamsi se lahko primerja le na področju komunikacije, saj ostalih ne pokriva. Glavna prednost je enostavna uporaba tako za člane naše organizacije kot tudi za zunanje partnerje. Med samo izvedbo dogodka nam omogoča uporabo ozadja po meri, ki pa ga v Teamsih zaenkrat še ni. Uporabnike Zooma najpogosteje prepriča možnost deljenja več ekranov in možnost, da lahko na svojem ekranu vidite več kot 4 osebe naenkrat. Tako smo seznanjeni z reakcijami vseh vključenih v sestanek. Zoom v primerjavi s Teamsi prav tako omogoča komunikacijo v obliki ti. chata bodisi 1:1 z organizatorji ali pa z vsemi udeleženci. Dogodek sicer preko Zooma lahko spremlja število od 100 udležencev plus, kajti le to zavisi od licence, ki jo imate zakupljeno pri Zoomu. Aplikacija sicer nudi zelo dobro marketinško analitiko po zaključenem dogodku. Potrebno pa je omeniti težave z varnostjo in zasebnostjo, s katero se uporabniki Zooma srečujejo. Zoom se sicer trudi v zadnjih tednih odpraviti tovrstne težave tako, da je za ti dve področji poskrbljeno z novimi posodobitvami kot so waiting rooms, gesla, itd.
Cisco Webex
Poleg Zooma lahko za učinkovito komunikacijo uporabimo tudi Cisco Webex, ki poleg sestankov in webinarjev omogoča tudi sodelovanje timov s Cisco Webex Teams. Gre za rešitev za medsebojno sodelovanje, kjer lahko ustvarimo varne virtualne delovne prostore za npr.: kratkoročne ali dolgoročne projekte,…
Prav tako omogoča dnevno sodelovanje preko klepeta in deljenja datotek. Prednost Webexa je v visoki kvaliteti video sestankov, med sestankom izvedba in prezentacija potekata zelo tekoče, organizator ima možnost nadzora nad zvokom mikrofonov udeležencev, se pravi ima možnost mute/unmute ali posameznika ali kar vse udeležence. Prav tako imajo udeleženci sestankov možnost dviga roke (Hands up), ki je v Teamsih zaenkrat še ni.
Še ena prednost Webexa pred Zoomom in Teamsi je v funkciji Whiteboard, ki v Teamsih sicer obstaja, vendar je dostopna za ogled zgolj članom naše organizacije (če imamo na sestanku zunanjega partnerja bo ta funkcija za njega onemogočena ostali pa jo bodo videli). Pri orodju Webexu pa jo lahko poleg organizatorja dopolnjujejo tudi udeleženci. Vse kar je potrebno je, da organizator vklopi to možnost. Slabost pa se kaže predvsem v tem, da so same nastavitve sestanka kar kompleksne in včasih nerazumljive. Na nek način se želijo približati Teamsom ampak je njihov fokus še vedno na komunikaciji.
Kakšen je pa finančni vidik?
Uporabniki in podjetja morajo razmisliti, kakšno izkušnjo dela na daljavo si želijo, kako bodo najbolj pametno vložila denar in čim bolj izkoristila dana orodja. Microsoft Teams ima še nekaj škrbin pri izvedbi sestankov in dogodkov v živo, vendar niso tako ključne, da ne bi mogle zadeve potekati gladko. Zavedati se moramo, da nam Office 365 poleg MS Teams omogoča uporabo ostalih aplikacij in storitev, ki so ključne za naše vsakdanje delo. Če se pa vseeno odločimo za druga orodja kot sta Zoom in Webex pa ne smemo pozabiti, da Teamsi omogočajo integracijo tako z Zoom-om kot Webex-om.
Bi potrebovali kakršnokoli pomoč z uporabo Teams-ov? Vabljeni, da nas kontaktirate.
