Excel | Prazne celice v seznamu podatkov
Excel | Prazne celice v seznamu podatkov
Prazne celice nam znotraj strnjenega seznama podatkov pogosto predstavljajo vir težav za nadaljnje delo. Večkrat se iskanja praznih celic in njihovega odpravljanja lotimo ročno, kar pa je precej zamudno.
Izstopanje praznih celic v seznamu podatkov lahko dosežemo z uporabo pogojnega oblikovanja.
Poglejmo si primer.
Pred nami je seznam podatkov, ki prikazuje prodajo artiklov. Podatki so nepopolni, saj nam za določene polete manjkajo podatki o tipu letala ali prodajnih artiklih. Želimo, da so prazne celice obarvane s polnilom rdeče barve – s tem bomo namreč dosegli njihovo izstopanje in poenostavili nadaljnje delo z njimi.
Določiti moramo novo pravilo pogojnega oblikovanja.
Označimo celoten seznam podatkov znotraj katerega želimo oblikovati prazne celice. Na zavihku Osnovno v skupini Slogi izberemo možnost Pogojno oblikovanje. Iz spustnega seznama izberemo možnost Novo pravilo …
Pri določanju novega pravila izberemo drugo možnost Oblikuj samo celice, ki vsebujejo. V urejanju opisa pravila v prvem spustnem seznamu namesto Vrednost celice izberemo Prazno.
S klikom na gumb Oblika … določimo še, kako naj bodo prazne celice oblikovane. Pravilo potrdimo s klikom na V redu.
Rezultat novo določenega pravila so obarvane celice, ki jih znotraj velikega seznama podatkov hitro najdemo in nadalje urejamo. Pogojno oblikovanje je dinamično, kar pomeni, da bo v trenutku, ko bomo v prazno (obarvano) celico vnesli podatek, izgubila polnilo. In obratno – če bomo katerega izmed podatkov znotraj izbranega obsega pobrisali, se bo izvedlo pravilo in celico obarvalo.
Z uporabo pogojnega oblikovanja smo pridobili tudi možnost filtriranja in razvrščanja obarvanih celic, kar nam omogoča večji nadzor nad njimi. Če vklopimo filtre in v določenem stolpcu seznama filtriramo po polnilu celice, bodo rezultat filtriranja zgolj tiste vrstice seznama, ki vsebujejo prazno (obarvano celico).
Rezultat filtriranja nam zbere vse vrstice s praznimi celicami na enem mestu in tako lažje in bolj učinkovito začnemo z njihovim razreševanjem.
Vabljeni na tečaj Excel za zahtevne uporabnike, kjer boste videli še več uporabnih primerov pogojnega oblikovanja.
