Čas za Q&A! | Microsoft 365 članek
Čas za Q&A! | Microsoft 365 članek
Prejšnji mesec smo se prijetno podružili v sklopu webinarja Čas za Q&A v živo, kjer ste nam postavljali vprašanja v povezavi z Microsoft 365 rešitvami.
Ker so se nam vprašanja zdela zanimiva in uporabna, smo pripravili zapis le teh, da so zbrana na enem mestu.
Kaj vse vključuje Microsoft 365?
Platforma Microsoft 365 vsebuje širok nabor aplikacij za produktivnejše in učinkovitejše delo. Katere aplikacije vse vsebuje pa je odvisno kateri paket oziroma katere licence imate. Točno specifikacijo si lahko ogledate na www.microsoft.com
V Teamsih imamo kar nekaj klepetov. Kako jih lahko odstranimo? V nekaterih so pogovori shranjeni za obdobje zadnjih treh mesecov, se lahko izbriše stare?
V Teamsih ne moremo na enostaven način brisati klepetov. Priporočamo, da klepet skrijemo. Na ta način si zagotovimo, da se ne prikazuje na seznamu Nedavnih klepetov.
Kako da imate sestanek na Zoom-u, če ponujate Teasm?
Webinarje izvajamo na platformi Zoom, ker omogoča boljšo in enostavnejše spremljanje marketinške analitike. Vse sestanke in interna izobraževanja pa izvajamo s pomočjo Teams meeting ali Teams Live. Več o razliki med Zoomom in Teams Live si lahko preberete tukaj.
Kako vemo katere licence imamo?
Na portalu www.office.com se vpišemo s svojim uporabniškim imenom in geslom s katerim dostopamo do storitev Microsoft 365. Nato v zgornjem desnem kotu kliknemo na našo sliko ali začetnice in izberemo možnost Moj profil (my account). V rubriki Naročnine (Subscriptions) lahko preverimo, katero licenco imamo ter katere aplikacije vsebuje.
Kakšna je razlika med OneDrive in SharePoint?
OneDrive je namenjen shranjevanju službenih datotek posameznega zaposlenega (npr.: predstavitve za stranke, osnutki pravilnikov, lastne Excelove evidence,…).
SharePoint pa je namenjen shranjevanju službenih datotek, ki morajo biti dostopne večim zaposlenim (ali zaposlenim v oddelku, vsem v podjetju).
OneDrive nadomesti shranjevanje datotek na USB ključke, včasih smo si kreirali tudi svojo mapo v Dokumentih na službenem računalniku, medtem, ko SharePoint nadomesti shranjevanje na mrežne diske.
Kako vzpodbudimo zaposlene, da začnejo aktivno uporabljati ekipe v Teamsih?
Najprej moramo premišljeno oblikovati ekipe in kanale v skladu z metodologijo podjetja. Nato pa moramo te ekipe in kanale napolniti z relevantno vsebino. To po navadi naredijo t.i. ambasadorji oz. power user-ji, ki predstavljajo manjši nabor zaposlenih, ki so navdušeni nad tehnologijo in novim načinom dela. Nato moramo ustrezno izobraziti končne uporabnike, se pravi, da jim pokažemo funkcionalnosti in prednosti medsebojnega sodelovanja v ekipah in jih pri sami uporabi spodbujati.
Kam se shranjujejo datoteke iz Klepeta (Chat)?
Datoteke, ki jih delimo oz. pripnemo v klepet ( ali 1:1 ali 1:N) se shranjujejo v OneDrive tiste osebe, ki je to datoteko delila oz. pripela. Sami klepeti se shranjuje toliko časa kolikor to velevajo nastavitve.
Kam se shranjujejo datoteke, ki jih pripnemo v objavo kanala?
Datoteke, ki jih pripnemo v objave (Posts) kanala se shranjujejo na SharePoint, spletno mesto ekipe.
Kam se shranjujejo pogovori iz Klepeta (Chat) in kam iz objav v kanalih?
Pogovori iz klepeta in objave v kanalih se shranjujejo v Exchange. Edina razlika je v tem, da se objave shranjujejo v group mailbox, klepeti pa v posameznikov mailbox.
Ali lahko sodelujem z nekom, ki nima Microsoft 365 licence?
Seveda, sodelujemo lahko tako, da za namene komunikacije skličemo sestanek, če pa želimo deliti kakšno datoteko pa to naredimo preko OneDrive.
Uporabljamo Slack, v čem je Teams boljši?
Teams nam ponuja celostno storitev in ni fokusiran zgolj na komunikacijo, ampak omogoča tudi shranjevanje in sočasno delo na datotekah, povezavo s spletnimi stranmi in dodajanje aplikacij preko zavihkov in vtičnikov, itd.
Kaj je Power Apps in kako se razlikuje od Power Automate?
Power Platfromsi so tri osnovne aplikacije power automate, power bi in power apps. Power apps je namenjena za pripravo namenskih aplikacij, predvsem priprava kakšnih obrazcev. Power automate je anemnjen za avtomatizacijo delovnih procesov.
Kaj je dvofaktorska avtentikacija in zakaj je potrebna?
Ker Microsoft 365 oblačna platforma, moramo poskrbeti za ustrezno varnost. Dvofaktorska avtentikacija predstavlja dodatno raven zaščite našega Microsoft 365 računa, saj združuje geslo in drugi faktor, ki je lahko sms, odobritev na mobilnem telefonu,... Z njo lahko preprečimo krajo identitete ali nepooblaščen dostop do podatkov (phishing napad). Kako deluje? Ko se npr. prijavimo v naš Microsoft 365 račun iz druge lokacije (ko nismo v omrežju podjetja) bomo morali poleg uporabniškega imena in gesla za vstop uporabiti še odobritev preko aplikacije.
Kako organiziram ekipe, da bo pregledno?
Med vsemi ekipami, katerih člani smo, določimo tiste v katerih smo res aktivni. Vse ostale pa skrijemo. Na ta način si zagotovimo večjo preglednost.
V posameznih kanalih ekip se odvija pogovor, jaz pa ne prejemam obvestil. Zakaj?
Privzeto so obvestila kanala izklopljena, zato ne prejemate obvestil. Za vsak kanal v ekipi je obvestila potrebno vklopiti in šele nato bomo na tekočem kaj se dogaja v posameznem kanalu. To naredimo tako, da pri posameznem kanalu kliknemo na ikono treh pikic - več možnosti in izberemo obvestila kanala.
Neformalno komunikacijo bi želeli podpreti z Yammer. Kako priporočate začetek, uporabo? Razlika s Teams.
Uporablja se predvsem v večjih organizacijah in je namenjen povezovanju zaposlenih, se razvija pripadnost podjetja ter se razvija neformalna komunikacija. Sicer je tudi v Yammerju je možno ustvarjati skupine.
S strankami smo do sedaj komunicirali s Skype-om, sedaj smo prešli na Teams. Bomo imeli težave pri nadaljnjem sodelovanju?
Ne. Sta med seboj kompatibilna.
V podjetju uporabljamo Dynamics 365 Business. Ali lahko povežemo s Teams in kako?
Seveda, možno je kot zavihek ga dodati v Teams.
Obvestila so vezana na ekipo ali kanal?
Vezana so na kanal.
Kaj je storitev Delve?
Prikazuje aktualne aktivnosti našega omrežja. Vidite kje v organizaciji je vaša vloga.
Se lahko MS Teams uporablja za delo na daljavo podobno kot TeamVieviewer?
Brez inputa uporabnika na drugi strani ni mogoče ali če vam ta ne dovoli ni mogoče. Lahko prevzamete ekran druge osebe, vendar se mora oseba na drugi strani strinjati.
Za bolj poglobljene odgovore pa si lahko pogledate tudi naš webinar Čas za q&a v živo! Če imate kakšno dodatno vprašanje, lahko preverite tudi našo FAQ stran ali nam pišete na info@b2.eu.
