Vaš Teams že dolgo ni več samo orodje za klepet - novost Excel Live
Vaš Teams že dolgo ni več samo orodje za klepet - novost Excel Live
Excel Live ali "Excel v živo" je novost, ki prihaja v Microsoft Teams. Prinaša novo doživetje kar se tiče predstavljanja in sodelovanja med sestankom. Novost omogoča, da organizator srečanja aktivno sodeluje z ostalimi udeleženci, saj lahko prav vsi udeleženci med srečanjem dopolnjujejo skupno preglednico v Excelu s podatki, s tem pa se lahko izognemo neproduktivnim srečanjem ter pasivnostjo udeležencev. Nekateri sestanki zahtevajo aktivno vključitev in sodelovanje udeležencev na istem Excelovem dokumentu, kar omogoča ravno najnovejša funkcionalnost Excel Live.
vir slike: support.microsoft.com
Kako deluje in zakaj se je pravzaprav pojavila potreba po tej novi možnosti?
Verjetno ste že bili kdaj na sestanku, kjer ste pred srečanjem prejeli Excelov dokument, okrog katerega bo tekla beseda. Organizator srečanja je dodal zaslon v skupno rabo in predstavljal posamezne dele v Excelu. Vsak udeleženec zase si je potem moral dodati komentarje in opombe. Rezultat so bili različni Excelovi dokumenti od vsakega posameznika. Preprosto rešitev za to lahko najdete v skupni rabi Excela, ki mora biti dostopen več osebam, vendar če uporabljate skupno rabo na namizni različici Excela, se nemalokrat zgodi, da posamezna različica dokumenta ni naložena v SharePoint ali da vsi udeleženci nimajo čisto zadnje osvežene različice. Potrebno je kar nekaj časa, da vsi prisotni gledate enako različico, pa še potem ste malo v dvomih, ali je kombinacija najnovejših različic dokumenta udeležencev, shranjena kot končna različica. Tretja možnost sodelovanja med srečanjem pa je, poleg skupne rabe okna ali zaslona, še dodelitev udeležencu kontrole nad skupno rabo zaslona. Stvar sicer deluje, vendar z manjšim zamikom, uporaba tipkovnice je otežena, večinoma lahko uporabljate le miško, poleg tega pa lahko tak način uporabljata le dva udeleženca naenkrat, oseba, ki predstavlja in udeleženec, ki je prevzel nadzor nad skupno rabo.
Zato Microsoft dodaja novo možnost Excel Live. Ima sorodne funkcionalnosti kot PowerPoint Live. Udeležencem ni potrebno imeti enakega pogleda, kot ga ima oseba, ki predstavlja. Če udeleženca zanima nek drug list, lahko preprosto klikne na drug list, ne da bi spremenil pogled ostalim udeležencem. Prav tako si lahko udeleženci filtrirajo podatke v tabelah, ne da bi to zmotilo osebo, ki predstavlja ali ostale udeležence. Udeleženec se lahko vedno vrne na pogled osebe, ki predstavlja. Vse te nove možnosti omogočajo udeležencem bolj poglobljeno analizo predstavljenega dokumenta, saj je vsak udeleženec mojster na svojem področju in lahko preko različnih pogledov, ki ne motijo drugih, vsak pride do svojih zaključkov. S tem lahko ustvarite boljšo analizo oz. boljšo rešitev težave, ki je predmet razprave na sestanku.
vir slike: techcommunity.microsoft.com
Že tu, a še vedno malce stran...
Pomanjkljivost nove možnosti je, da lahko udeleženci spreminjajo vsebino Excelovega dokumenta, ki se predstavlja, kar pa je istočasno tudi prednost, saj lahko udeleženci sedaj preprosto interaktivno dopolnjujejo podatke/delo ter tako sodelujejo med seboj. Naslednja prednost je seveda dinamika. Udeležencem se ni več treba dolgočasiti ob gledanju predstavitve, saj lahko sami raziskujejo podatke/tabelo/preglednico. Če ob ali po branju iščete možnost Excel Live v vaših Microsoft Teamsih, vas moramo razočarati, saj je možnost za zdaj še vedno v beta verziji (Private Preview), ki vam jo lahko omogoči le globalni administrator. Trenutno obstajajo omejitve največ 25 udeležencev znotraj iste organizacije za uporabo Excel Live, posnetek takega srečanja je omejen na le zvočni posnetek, brez videa ter Excelov dokument mora biti shranjen na OneDrive ali SharePoint.
V kolikor vas zanima več s področja novih Microsoft 365 tehnologij nam pišite na jaka.maticic@b2.eu.
Avtor: Alan Batagelj, predavatelj in svetovalec za M365
