Teams: Pregled novosti v letu 2021

28. 12. 2021 B2, Office 365

Avtor: Danijela Magaš

Teams je bil ustvarjen z namenom dviga produktivnosti s pomočjo izboljšanja toka informacij v našem virtualnem poslovnem okolju. Veliko neuspehov lahko doživimo ravno na podlagi slabe komunikacije in pretoka informacij.

Poglejmo si katere nove funkcionalnosti so v preteklem letu spodbudile uporabnike k večji produktivnosti pri njihovem delu.

• Znotraj ekip in kanalov smo velik poudarek dali uporabi omemb @ in pomenu prejemanja obvestil, kot vemo so obvestila v Teamsih privzeto izklopljena in smo jih morali vklopiti za vsak kanal posebej. Sedaj to ni več potrebno, saj imamo znotraj Teams nastavitev možnost vklopa generalnih obvestil.  Na ta način si zagotovimo, da bomo o vseh pomembnih zadevah takoj obveščeni. Pogovori, ki se odvijajo v klepetu 1:1 ali v skupini so lahko standardni, pomembni ali nujni. Najbolj zanimiva možnost je možnost nastavitve nujnosti sporočila, saj prejemniki takega sporočila 20 minut prejemajo opomnike, ki se sprožijo na vsaki 2 minuti. Izklopimo jih tako, da sporočilo preberemo.
  
• Na področju deljena dokumentov je prišlo par novosti. Ena izmed njih je določitev različnih pravic pri pripenjanju datotek direktno v pogovor. Za vsako datoteko lahko določimo različne pravice, kdo ima do nje dostop, si jo ogleda ali celo ureja. Pravice urejanja so sicer avtomatično, privzeto dodeljene vsem članom klepeta, vendar smo lahko pri nekaterih dokumentih bolj strogi in na enostaven način spremenimo dovoljenja.
  
• Pri samem delu na skupnih dokumentih ni bilo veliko sprememb, razen dodana je bila nova funkcionalnosti pri uporabi pripomb. Ko odpremo npr.: Wordov dokument v Teamsih in uporabimo možnost pripombe, jo lahko spremenimo v opravilo. Kako to naredimo? Ko v pripombi omenimo osebo. se nam prikaže dodatna možnost dodeli opravilo. Na tak način spodbudimo sodelavce k sodelovanju ter omogočimo lažje sledenje, kaj je bilo narejeno in kaj še ne. Tudi za samega uporabnika je ta način lažji, saj takoj ko smo omenjeni dobimo obvestilo. Prav tako dobimo obvestilo, ko nam je bilo dodeljeno opravilo.
  
• Do sedaj smo bili navajeni uporabljati aplikacijo Planner oz Tasks za Planner in ToDo za dodeljevanje opravil članom ekipe, ki pa je v preteklem letu doživela nadgradnjo. V Teamse je namreč prišla nova funkcionalnost, s pomočjo katere lahko pogovor oz. delček pogovora spremenimo v opravilo, ki se nam prikaže v ustreznem načrtu in vedru Plannerja.
  
• Sedaj pa se dotaknimo še sestankov oz. Teams dogodkov. To je še vedno najbolj uporabna in uporabljena funkcionalnost Teamsov, saj se število virtualnih sestankov iz dneva v dan veča. Vsi smo se že navadili takega načina komuniciranja in po pravici povedano, nam velikokrat bolj ustreza kot bi nam klasičen način. Dogodke izvajamo tako interno kot tudi eksterno, kjer k sodelovanju povabimo zunanje člane, ki niso del naše organizacije. Na področju sestankov smo dobili prenovljen pogled. Teams dogodek se prikaže v novem pogovornem oknu, ukazi se nahajajo desno zgoraj. Tekom leta se je nabor le teh povečal in sedaj bi lahko rekli, da se Teams brez težav kosa tudi z Webexom in Zoomom.
  
• Dobili smo funkcionalnost ločenih sob, možnost nastavitev poljubnih ozadij, število prikazanih udeležencev se je drastično povečalo z možnostjo prikaza velike galerije. Za večji občutek pripadnosti smo dobili Together mode, kjer se lahko med sestankom preselimo v različne sejne sobe, zaplavamo v podvodni svet ali se znajdemo v domišljijskem svetu.
  
• Najbolj pričakovana funkcionalnost pa je bila po našem mnenju dinamičen pogled in PowerPoint live funkcionalnost, pri kateri je najbolj zanimiva možnost različnih postavitev. Te postavitve deljenja vsebine med sestankom in prikazom predstavitelja so mogoče ne le pri deljenju PowerPoint predstavitve, temveč tudi pri deljenju zaslona ali okna aplikacije.
  

Vse te nove funkcionalnosti pripomorejo k boljšemu sodelovanju, komunikaciji in dvigu produktivnosti.

Če so se vam zdele funkcionalnosti zanimive in jih še ne poznate, vas vabim, da se nam pridružite 25.1.2022 ob 14.uri na brezplačnem webinarju: Teams triki za učinkovito leto 2022, kjer bomo na praktičnih primerih prikazali njihovo uporabo.

Prijava na webinar