Ste dovolj zreli za vpeljavo BI? | BI triki

09. 05. 2018 Poslovna analitika

Podjetja se spopadajo z velikimi količinami nestrukturiranih podatkov, kar otežuje postopek obdelave v realnem času.

1. IZZIVI ORGANIZACIJ PRI UVAJANJU POSLOVNE INTELIGENCE

Med ključnimi dejavniki, ki določajo uspešnost uporabe in analize podatkov v organizacijah, so vsebinsko-poslovni vidik, ko v organizaciji vemo, kaj moramo meriti za boljši poslovni uspeh oziroma učinkovito delovanje in komuniciranje z uporabniki, urejenost in kakovost podatkov, najmočnejši dejavnik pa so prav ljudje oziroma njihovo znanje in kompetence.

Slika 1:  Predpogoj za uspešno uporabo analitike je ustrezno analitično okolje.

V marsikaterem podjetju je prisotna želja povečati učinkovitost poslovanja s pomočjo BI, a hkrati strah, da podjetje ni dovolj pripravljeno. Menedžerji teh podjetij se pogosto sprašujejo, ali so dovolj zreli za uvedbo in kaj vse bi morali narediti oz. zagotoviti, da bi bil projekt uspešen. Taka vprašanja so več kot smiselna, saj raziskave, ki so bile opravljene v svetu, kažejo, da je veliko projektov BI propadlo. Razen običajnih razlogov, zaradi katerih so projekti neuspešni, so se pokazali še drugi dejavniki neuspeha: nejasno ali neustrezno določeni poslovni cilji; tehnološki dejavniki, kamor spadajo neustrezni podatki in njihova predhodna priprava, ter ne dovolj usposobljeni človeški viri (Sherman, 2015).

Pomembno je, da pred začetkom projekta BI dobro opravimo diagnostiko in proučimo tri pomembne vidike, to so poslovanje, tehnologijo in usposobljenost človeških virov, ki jih prikazuje slika 2.

Slika 2: Področja  diagnostike

Poslovni vidik

Poslovni vidik je izhodišče analize potreb in stanja, saj so vsi procesi v poslovni analitiki namenjeni končnemu cilju, to je ustrezni podpori menedžmenta pri boljšem in hitrejšem odločanju za ukrepe, ki pomenijo nenehno izboljševanje poslovanja. To je končni cilj, katerega doseganje zahteva konkretneje razdelane poslovne cilje podjetja.

V poslovnem smislu je najpomembnejše vprašanje, katere koristi naj BI prinese podjetju. Dobro vpeljani BI vpliva na razvoj organizacijske strukture, poslovnih procesov in kompetenc zaposlenih. Organizacija mora ob razvoju BI zoreti, zato je potrebna postopnost.

1. Faza: Ugotavljanje dejanskega stanja, izpopolnjevanje opredelitev KPI.
2. Faza: Popravljanje ciljev, uporaba tehnike S.M.A.R.T.
3. Faza: Uvajanje zahtevnejših menedžerskih konceptov (npr. menedžment sprememb).

Slika 3: Primer interaktivnega Dashboarda v Power BI. S klikom na posamezen grafični element lahko filtriramo podatke ali vstopamo nivo nižje (»drill down«) za podrobnejše raziskovanje, kaj se skriva za posameznim podatkom.   

Pomembno je ugotoviti, ali ima podjetje konkretne, razumljive, realne in časovno opredeljene poslovne cilje, in ali so ti cilji postavljeni tako, da lahko njihovo doseganje tudi merimo.

V občinskih gospodarskih javnih službah se pripravljajo številna poročila ročno, podatkov je veliko, vendar je zaradi nepreglednosti in razpršenosti poročil težko spremljati poslovne cilje.

Uspešno izveden BI-projekt privede do zaključkov, ki zahtevajo tudi spremembe v procesih. Zato je pomembno, da se menedžment podjetja zaveda pomena sprememb in da jih je pripravljen ter sposoben uveljaviti. Spremembe obetajo številne izboljšave, a prinašajo tudi težave pri njihovem uveljavljanju. Uvedene morajo biti hitro, saj se lahko zgodi, da bi z odlašanjem morali iskati drugačne rešitve.

Pred začetkom uvajanja BI se moramo vprašati, ali smo se pripravljeni spreminjati. 

Tehnološki vidik

Rezultat te faze BI-projekta je povezanost različnih virov podatkov na enem mestu, ki je podlaga za eno resnico v podjetju ter avtomatsko črpanje podatkov za analitično obdelavo.

Proučiti moramo, ali nam obstoječe zbirke podatkov zagotavljajo vse podatke, potrebne za analize, in kakšna je kakovost podatkov. Zanima nas, če so podatki v zbirkah konsistentni, časovno nespremenljivi in točni. Pomembno je tudi vedeti, ali so med podatkovnimi viri pametne naprave (IOT) in kako se ti podatki hranijo ter ali je njihova vsebina primerna kot vir analiz. 

Znanje človeških virov in prevzemanje odgovornosti

Prave informacije ob pravem času dajejo možnost odločanja in prevzemanja odgovornosti tudi na drugih ravneh v organizaciji, kar dela podjetja agilnejša, učinkovitejša in s tem tudi bolj konkurenčna.

Tako je za uspešno vpeljavo poslovne analitike ključno tudi vprašanje, ali ima vsak kazalnik nosilca odgovornosti. Vedeti moramo, kdo je odgovoren za posamezen poslovni cilj, ga ustrezno usposobiti in opolnomočiti.

Čeprav se morda zdi, da za menedžerje znanja s področja poslovne analitike niso pomembna, se izkaže nasprotno. Z menedžerji, ki razumejo pomen strukturiranega zbiranja podatkov, ločijo med podatki za transakcijsko delo in podatki za analizo, razumejo pomen podatkovnega skladišča ter znajo uporabljati analitska orodja do te mere, da lahko kakovostno izražajo zahteve, dosegamo bistveno boljše in cenejše izdelke. Če menedžerji znanj ne pridobijo na ustreznih usposabljanjih, ta znanja pridobivajo z BI-projektom.

Dobra praksa kaže, da je stopnja kompetenc zunanjega izvajanja storitev lahko samo do določne ravni:

• Kompetenco podatkovnega arhitekta je smiselno razvijati samo pri zelo velikih BI-projektih, sicer je najboljša praksa 100-% zunanje izvajanje.
• Analitično kompetenco je treba že v samem začetku razviti vsaj do 20-% (navadno že je), dolgoročno je to kompetenca, ki jo je treba v čim večji meri razvijati znotraj podjetja pri čim večjemu številu poslovnih uporabnikov.
• Za razumevanje podlage, na kateri se sprejemajo odločitve, je treba imeti ustrezno analitično znanje tudi na ravni menedžmenta. Projekti so bistveno učinkovitejši, če menedžerji poznajo zmožnosti in omejitve tehnologije.

2. DIAGNOSTIKA BI ZRELOSTI PODJETJA

Diagnostični vprašalnik izpolnijo deležniki v podjetju, z nekaterimi se opravijo tudi intervjuji. Na podlagi diagnostične analize naredimo oceno vrzeli v podjetju, kar ponazorimo grafično (slika 4). Upoštevamo tako zunanji pogled (izvajalec) kot notranjega (naročnik) na stanje.

Slika 4: Primer ocene kompetenc podjetja za razvoj okolja in višje ravni poslovne Inteligence

Na podlagi diagnostičnega dokumenta se določijo cilji in operativni plan po področjih oz. se izvede faza načrtovanja.

Bi radi ocenili stanje zrelosti vašega podjetja?

Pošljite nam povpraševanje in kontaktirali vas bomo za sestanek.

Bi bili radi redno obveščeni o novostih, dobri praksi in dogodkih na področju BI? Prijavite se na BI NOVICE.