Oblikovanje polj pri spajanju dokumentov

Gospa Sandra sprašuje: "Naše podjetje sporoča poslovnim partnerjem rezultate izpitov v poročilu, napisanem v Wordu. Ker uporabljamo za spremljanje podatkov Excelovo tabelo, si pisanje dopisov lajšamo s pomočjo spajanja dokumentov. S tem hitro izdelamo poročila za vse kandidate, vendar imamo težave z obliko določenih polj, ki jih popravljamo ročno. To nam vzame veliko časa, zato me zanima, če se da težavo rešiti hitreje?"

Vir podatkov za spajanje se nahaja v Excelovem seznamu. Podatki so v seznam vpisani in ustrezno obdelani.

*Osebni podatki v tabeli so namišljeni.

Ko omenjene podatke spojimo v dokument, lahko opazimo težavo pri obliki spojnih polj, in sicer pri numeričnih podatkih in datumskih oblikah. Spodnja slika prikazuje izsek dokumenta z vsemi spojnimi polji:

Opazimo lahko, da je datumsko polje in polje s točkami neustrezno oblikovano. Pri datumih smo namreč želeli imeti enako obliko kot v našem seznamu, enako želimo imeti oblikovane tudi številke pri točkah.

Poglejmo si rešitev!

Na spojnem polju, ki ga spreminjamo izvedemo desni klik in izberemo možnost Kode polj-preklop. Pojavi se koda izbranega polja za spajanje. Če želimo urediti obliko spojnega polja moramo dopisati kodo za oblikovanje.

Znaka \@ pomenita začetek oblikovanja datumov. Temu dodamo kodo za ustrezen datumski zapis. Možnosti kode:

  • d- je dan v datumu izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2008)
  • dd-je dan v datumu izpisan z dvema ciframa (npr. 05.1.2008)
  • ddd-je dan v datumu izpisan s kratico dneva (npr. pon)
  • dddd-je dan izpisan z besedo (npr. ponedeljek)
  • M-je mesec izpisan z eno cifro (npr. 5.1.2008)
  • MM-je mesec izpisan z dvema ciframa (npr. 5.01.2008)
  • MMM-je mesec izpisan s kratico (npr. jan)
  • MMMM-je mesec izpisan z imenom (npr. januar)
  • yy-je leto izpisano na zadnji dve cifri (npr. 08)
  • yyyy-je leto izpisano s celo cifro (npr. 2008)

Ko z oblikovanjem zaključimo izvedemo desni klik po polju in izberemo možnost Posodobi polje. Na polju se uporabijo oblikovne nastavitve.

Enak postopek uporabimo za številčno oblikovanje, kjer je težava v tem, da Word prikaže odvečne decimalke oziroma številko "pokvari". Za začetek oblikovanja spojnih polj s številčnimi oblikami uporabimo znaka \# in dodamo ustrezno oblikovanje. Pri oblikovanju številk pomeni znak lojtra (#) prikaz cifre, če obstaja, številka nič (0) pa prikaz cifre tudi v primeru, če bi določeno mesto moralo biti prazno.

Ocenite prispevek: Oceni z oceno 1 Oceni z oceno 2 Oceni z oceno 3 Oceni z oceno 4 Oceni z oceno 5
Povprečna ocena 18 uporabnikov je 4,78.
Pošljite komentar
Ime:
Email:
Poklic:
Vsebina:
Pogoji uporabe
Vaših povratnih informacij in vsebinskih vprašanj smo izredno veseli. Želimo si, da so objavljeni komentarji konstruktivni. Zato bomo vse komentarje, ki bodo vsebovali žaljivo vsebino, kletvice ali spodbujali nestrpnost in nasilje oz. ne bodo imeli vsebinske povezave z objavljenim prispevkom, primorani odstraniti.

V primeru žaljivih in neprimernih komentarjev si pridržujemo pravico, da zabeležimo IP naslov uporabnika.
06.02.2017 ob 10:21 | Jože
g. Boštjan Jarc, hvala za vaš prispevek. Zadeva odlično deluje z narekovaji.

LP, Jože
25.11.2014 ob 09:37 | Dani
Predvidevam, da imate to težavo v Excelu. Celicam, kjer se namesto datuma izpisuje številka, morate zamenjati številsko obliko (desni klik, Oblikuj celice, izberete Datum).
24.11.2014 ob 08:48 | Datum
Zakaj v enih celicah lahko uredim datum, v drugih pa ne,...
in je zapisan v 5 mesni številki in ga nikakor ne morem spremiti v nobeneo obliko datuma,...
30.06.2011 ob 10:38 | Boštjan Jarc
Še dodatna posebnost pri oblikovanju spojnih polj:

V kolikor gre za enostavne oblike datumskih polj brez presledkov je dovolj, da kodo zapišemo brez narekovajev, kot je opredeljeno v novički, npr. \@ dd.MM.yyyy.

V kolikor gre za bolj kompleksne oblike s presledki v kodi pa je nujno, da kodo za oblikovanje polja zapišemo med narekovaji, npr. \@ "MMMM yyyy". Rezultat takšne oblike polja je recimo junij 2011.
29.06.2011 ob 09:51 | Uroš
Še vedno zakon nasvet. Vsake 1/2 leta mi znova & znova pomaga rešiti moj problem.
22.09.2009 ob 10:21 | Melita Sedmak
Ga. Lidija, lahko tudi ostalim zaupate, kako določite DDL obliko? Hvala.
19.09.2009 ob 08:21 | Lidija
Pozdravljeni Sama že več let uporabljam spajanje dokumentov, pa uporabljam možnost, da pri določanju vira podatkov za Excelov zvezek določim obliko DDL, tako da je dokument v Wordu oblikovan tako, kot si ga zamišljam, predvsem datumi in številke.
26.02.2009 ob 14:57 | MARTINA - ELDOM
DELUUUJE! HVALA
05.02.2009 ob 13:02 | Tanja
Končno rešitev za nekaj, kar me je begalo že preveč časa. Prenašanje iz excelove v wordovo tabelo, tam brisanje odvečnih ničel in potem spajanje dokumentov v wordu je bilo kar preveč zamudno. Hvala!!
Želite prejemati brezplačne računalniške trike in novice? Vpišite svoj elektronski naslov:
Ob prijavi boste prejeli tudi e-priročnik računalniških trikov na svoj elektronski naslov.
> Zakladnica trikov
  
B2 d.o.o., Tržaška 42, 1000 Ljubljana, T: 01 2444 202, M: info@b2.eu
B2 Facebook e-učenje